5S咨詢公司概述：設備檔案是企業檔案的重要組成部分，也是TPM管理工作的重要組成部分。設備的正常運行及維護保養是設備管理工作的基本任務，設備檔案管理工作為這一基本任務順利、經濟的實現提供了基本技術支持。

TPM設備檔案管理

一、TPM設備檔案管理的內容

1、采購設備檔案管理

（1）計劃、選購階段

1）用戶申請，可行性方案論證報告；

2）購買儀器設備的審批文件；

3）協議、合同；

4）意向書、訂購貨通知單；

5）重要來往函件、電文；

6）談判備忘錄、附錄、附件。

（2）開箱驗收階段

1）裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢驗單；

2）圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊；

3）開箱檢驗記錄、商檢及索賠文件；

4）運單、發票。

（3）安裝、調試階段

1）安裝調試計劃；

2）安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程；

3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問題及處理意見；

5）安裝調試技術總結報告、驗收報告；

6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓材料。

（4）運行及維護修理階段

1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；

2）設備儀器維護保養和安全技術操作規程；

3）履歷本、運行記錄；

4）設備儀器保養情況記錄；

5）設備儀器檢查、普查記錄；

6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。

（5）改造、更新階段

1）合理化建議及處理結果；

2）設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；

3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；

4）設備儀器報廢技術鑒定書，請示及批復文件；

5）技術鑒定及成果申報獎勵文件。

2、自制設備檔案管理

（1）方案論證及設計階段

1）設備任務書、協議、合同；

2）調研報告、可行性方案論證報告；

3）有關問題的請示及批復；

4）計算文件、試驗文件、圖樣

5）技術條件、技術說明書、設計技術總結。

（2）制造加工階段

1）工藝規程、工藝說明書；

2）重要的工藝裝備圖紙及說明書；

3）重要零、組件超差、代料單；

4）工藝總結。

（3）安裝調試及鑒定驗收階段

1）安裝、調試計劃

2）安裝基礎圖，電氣接線圖、安裝工藝規程；

3）試車、試驗記錄、精度檢查記錄、安裝驗收單；

4）存在問題及處理意見；

5）安裝、調試技術總結報告、驗收報告；

6）計算機和測量機還包括軟件、硬件部分的文件材料；

7）培訓材料；

8）技術鑒定及審批文件；

9）成果申報及獎勵文件；

10）使用維護說明書、操作規程。

（4）運行及維護修理階段

1）設備儀器移交使用單位的附件和隨機工具清單；

2）設備儀器維護保養和安全技術操作規程；

3）運行記錄；

4）設備儀器保養情況記錄；

5）設備儀器檢查普查記錄；

6）設備儀器大、中修記錄、總結、鑒定書；

7）大、中修精度檢查記錄及驗收移交單；

8）設備儀器事故分析、記錄及處理結果報告。

（5）改造及更新階段

1）合理化建議及處理結果；

2）設備儀器改造、改裝、更新的報告與批復；

3）改進、改裝過程中形成的圖樣、技術文件；

4）設備儀器報廢技術鑒定書、請示及批復文件；

5）技術鑒定及成果申報獎勵文件。

二、TPM設備檔案管理的注意事項

1、設備檔案的管理，必須堅持集中統一思想管理的原則，確保設備檔案完整、準確、系統和安全。所有設備檔案由校檔案室集中保管一套，其它交使用單位保管。對于只有一套的設備檔案，一律交校檔案室保管。使用單位可借閱或自行復印。

2、各儀器、設備使用單位必須有一定的保管條件，配備檔案櫥柜，有專人負責，對于不具備以上條件的，設備檔案仍由檔案室保管。

3、設備檔案應進行科學系統的整理、分類、編目、建賬。

4、檔案的借閱要履行一定的手續。校檔案室保管的設備檔案憑工作證借閱，秘密級以上的經該設備使用單位負責人同意后，辦理借出登記手續后，方可借閱。一般情況下，借閱時間不得超過兩周。借閱的檔案，不得損壞、丟失，歸還時交檔案人員當面點清。

5、使用單位保管的檔案借閱時也應辦理登記手續，以便管理。

6、對于關鍵性和常用部分的檔案應使用復印件，盡量不用原件，一般由使用單位復印。

7、儀器、設備報廢后，采購設備的檔案也要鑒定銷毀，自制設備的檔案由校檔案室長期保管。

三、TPM設備檔案管理存在的問題

1、重建設、輕檔案，信息填寫難規范

設備檔案管理應貫徹設備管理全過程。一些部門“重設備性能輕檔案形成”，不注意資料的整理和保存，后期維修人員對設備進行維護時難以查詢資料，也難為新設備引進的可行性尋找佐證。

2、設備檔案管理信息化推進難

傳統的檔案管理以手工為主，缺點很明顯：效率低、信息無法充分利用，尤其是管理人員崗位變動時，會出現交接不清、資料遺失的情況。很多企業投入大量精力推進信息化管理。但先進技術的復雜操作對一線員工提出了較高要求，培訓成本高，企業信息化進程難推進。

3、設備檔案記載及歸檔形式主義嚴重

即使企業成功推進了信息化管理技術，但一線巡檢人員處于流動狀態，部門領導很難對巡檢員記錄的檔案進行實時監督，導致巡檢員在記錄時易流于形式，導致記載與事實不符、資料不完整等后果。

4、設備檔案管理標準難統一

有的企業存在多套設備管理系統，有的企業一套完整的設備檔案的形成卻涉及多個部門，如果系統相互之間的連通性較差，無法有效整合各個管理系統之間檔案內容，檔案利用率低。

四、TPM設備檔案管理的四個階段

1、設備檔案的收集工作

（1）設備的規劃、選購階段。新增設備規劃，就是根據生產工作發展的需要，在考慮提高現有設備利用率、對設備進行技術改造等措施后，還需要增加設備的計劃。使用部門必須向有關計劃部門提出申請，填報“新增設備購置申請單”，大型設備引進設備管理、器材供應、編制設備購置年度計劃，器材供應部門認真進行采購。

這一階段形成的設備文件材料主要有：新增設備購置申請單、論證報告、設備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關單（進口設備）、發票和運單。

（2）設備開箱及安裝調試階段。新增設備到現場后，器材供應部門負責通知設備管理部門、有關計劃部門、質量管理部門、檔案館（室）等（引進設備還須邀請國家離檢局）共同開箱驗收，然后進行安裝調試，調試由用戶、安裝單位、使用部門、職能部門共同進行。該階段形成的設備文件材料有：設備驗收單、裝箱單、說明書、使用手冊、安裝調試記錄、商檢證書、設備原理圖、線路圖、維修保養說明書。

（3）設備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設備文件材料有：設備使用記錄、維修記錄、技術改造紀錄等。

（4）設備報廢處理階段。凡列人固定資產的設備，必須經有關部門批準后才能報廢。該階段形成的的設備材料有：設備報廢申請表、設備報廢鑒定與審批材料、設備報廢處理移交單等。

2、設備檔案的整理工作

（1）分類要科學。分類必須符合本單位的生產、工作性質與特點：根據本單位生產規模的大小，主要生產設備的多少，以及本企業的體制結構，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現成分類方法是不適宜的。

（2）組卷要遵循設備文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的系統聯系，便于檔案保管利用。與設備關系密切的管理文件材料，如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產折舊管理以及其他綜合性文件材料，應列人設備類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

（3）案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯系。設備類案卷可按設備依據材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收），設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。

3、設備檔案的鑒定工作

設備檔案的鑒定工作就是甄別檔案的保存價值，挑選有價值的檔案繼續保存，剔除無需保存的檔案予以銷毀。設備檔案的價值，首先在于客觀地、具體地反映著某一歷史階段，社會生產力三要素之一：勞動工具的規模、結構，技術水平。反應這一狀況的程度，決定了設備檔案保存價值的大小。利用需要決定著檔案的保存價值。鑒定檔案要根據每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現內容的重要性、有效性完整性，科學地判定檔案的價值，確定其保管期限。

4、設備檔案的保管工作

存在檔案的柜架，本著自左至右，自上至下的原則，整齊系統地擺放在庫房內。通過的方向，應與自然采光或人工采光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閱制度、保密制度等。